Budjettilukujen muuttaminen generoimalla

Generoinnin avulla budjettilukuja on mahdollista muuttaa tai muodostaa massana. Lukujen generointi koskee ainoastaan avoinna olevan budjetin lukuja. Generointi on mahdollista silloin, kun Syöttötila ei ole päällä. Jos olet syöttänyt lukuja budjetille, tallenna muutokset ja sulje syöttötila. 

Generoinnin avulla voit muun muassa:

• Nollata, vähentää ja lisätä budjettisaldoja
• Muuttaa budjettisaldoja kertoimella
• Tehdä lisäyksiä ja vähennyksiä tilien saldoihin
• Jaksottaa vuosibudjetin kuukausiprosenttien avulla

Löydät Generointi-työkalun budjetoinnin oikeasta ylänurkasta Budjetoinnin toiminnot -painikkeen takaa. 

Generointivalinnat

1. Kaudet

Kirjoita alku- ja loppuajankohdat niille varattuihin kenttiin tai valitse kaudet kalenteri-ikonista klikkaamalla. Voit rajata kausivalinnaksi koko budjetin pituuden tai lyhemmän ajanjakson. 

2. Tilit

Valitse tilit, joita haluat muuttaa. Generointi on mahdollista tehdä kaikille budjettitileille tai rajata sen koskemaan ainoastaan valittuja tilejä. Muokkaa tilivalintaa klikkaamalla Tilit-kenttää tai kentän vieressä olevaa kynä-ikonia.

Tilit valitaan joko kirjoittamalla ne Valinta-kenttään tai aktivoimalla halutut tilit listasta. Vinkki: Jos haluat suorittaa generoinnin kaikille budjettitileille, kirjoita valinta-kenttään * (tähti). 

3. Laskentakohteet

Valitse laskentakohteiksi ne kohteet, joita haluat generoinnin koskevan. Generoinnin voi suorittaa joko kaikille laskentakohteille yhdellä kertaa tai pelkästään valituille kohteille. 

Valintaikkunan saat auki klikkaamalla Laskentakohteet-kentästä tai kynä-ikonista. Voit valita laskentakohteet joko kirjoittamalla tunnukset kirjaustason vieressä olevaan kenttään tai klikkaamalla ne laskentakohteet listasta.

Laskentakohdevalinta tulee tehdä niin, että kaikki tapahtuman sisältämät kirjaustasot huomioidaan. Alla olevassa kuvassa halutaan generoida kirjaustason Tuote, laskentakohteiden 1 ja 2 lukuja. Jos Myynti ja Alue -tasot jätettäisiin tyhjäksi, generointi koskisi vain niitä tapahtumia, joilla ei ole muiden tasojen kohdistuksia. Lienee kuitenkin tyypillistä, että samalla tapahtumalla on kohdistus sekä Tuote ja Myynti tai Tuote ja Alue -tasoille. 

4. Generointitapa

Generointitapa määrittelee, millainen operaatio budjettisaldoille suoritetaan. 

Nollaa, Vähennä, Lisää

Nollaa-valinnalla voit nollata halutut budjettisaldot. Vähennä ja Lisää -toiminnoilla voit vähentää tai lisätä jo syötetyn budjettisumman saldoa. 

Vertailusaldoista kertoimella

Budjettisaldoja voidaan muuttaa prosentuaalisella osuudella vertailusaldoihin nähden. Oletuksena vertailukausi on se, joka on määritelty syöttöpohjan asetuksissa vertailukaudeksi. Voit kuitenkin valita vertailukaudeksi minkä tahansa kauden klikkaamalla kynä-ikonista.

Kerroin 1 tarkoittaa 100 %, eli budjettisummaksi muodostuu täysin sama luku vertailukauden luvun kanssa. Alla oleva valinta muuttaa budjettisummat 5 % (kerroin 1,05) korkeammaksi verrattuna edellisen tilikauden toteumalukuihin. 

Budjettisaldojen muutos kertoimella

Aikaisemmin syötettyä budjettisummaa voi muuttaa kertoimella. Tämä valinta ei siis ole riippuvainen vertailukausien summasta, kuten edellisessä valinnassa.

Jos haluat korottaa syötettyä budjettisummaa esimerkiksi 10 %, syötetään kertoimeksi 1,1. Jos syötettyä budjettisummaa halutaan pienentää 10 %, syötetään kertoimeksi 0,9. 

Jaksotus kausikohtaisilla prosenteilla

Jaksotuksen avulla vuositasolle syötetyn budjettisumman voi jakaa halutuilla prosenttiosuuksilla kuukausille. Vuositasolla budjettisumma ei siis muutu, vaan muutokset näkyvät kuukausitasoisia budjetteja tarkastellessa. 

Näet taulukossa aluksi nykyhetken jaksotusprosentit. Voit muokata jaksotusprosentteja kuukausikohtaisesti haluamaksesi. Tarkista kuukausikohtaisten prosenttien syötön jälkeen, että Yhteensä-sarakkeessa prosenttiosuus on 100 %. 

Oletuksena jaksotus tehdään kaikille valituille tileille samansuuruisella prosentilla. Voit syöttää tilikohtaiset jaksotusprosentit Syötä prosenttiosuudet tilikohtaisesti -valinnalla. 

Jaksotus (jaa budjettisumma tasan)

Tämä valinta jaksottaa vuositason budjetin kuukausille tasajaolla.

Jaksotus (jaa budjettisumma vertailusaldojen suhteessa)

Tämä valinta jaksottaa vuositasoisen budjettisumman kuukausille vertailukausien suhteessa.

Trendiennuste kuluvan vuoden perusteella

Generointia voi hyödyntää myös kuluvan vuoden ennusteen laatimisessa. 

Trendiennuste laskee budjettisaldot edellisen vuoden perusteella. 

• Alkuvuoden toteutuneet saldot viedään ennusteeseen sellaisenaan.
•  Loppuvuoden ennustesaldot generoidaan edellisen vuoden perusteella. Tässä huomioidaan trendi (alkuvuoden toteumien muutos edellisen vuoden vastaaviin).
  • Mikäli alkuvuosi on ylittänyt edellisen vuoden toteumat, myös loppuvuoden ennustetta korotetaan automaattisesti samassa suhteessa.
  • Mikäli alkuvuosi on jäänyt edellisestä vuodesta jälkeen, myös loppuvuoden ennustetta pienennetään samalla prosentilla

5. Generoi ja Peruuta

• Generoi-valinta aloittaa valittujen tilien ja lukujen generoimisen. Saat varoituksen, että generoidut tiedot tallennetaan heti tietokantaan. Vastaa jatketaanko-kysymykseen Kyllä ja generointi alkaa. 
  • Generointia ei voi suorittaa, jos budjetoinnissa on samanaikaisesti muita käyttäjä.
  • Jos et saavuta generoinnilla haluttua lopputulosta, voit palauttaa aikaisemman budjettiversion Budjettien hallinta -työkalussa. 
• Peruuta-valinta sulkee generointinäkymän tekemättä muutoksia.

Vinkkejä generointiin

Syöttöpohjalla tehdyt valinnat periytyvät Generointi-työkalun valintoihin. Näin ollen generointia voi helpottaa seuraavilla toimenpiteillä. 

1. Luo generointia varten oma syöttöpohja, jossa on:
   • Näkyvissä generoitavat tilit. Jos generointi halutaan suorittaa kaikille syöttöpohjalla oleville tileille, aktivoi koko A-sarake ennen Generointi-työkaluun siirtymistä. Jos kaikkia tilejä ei ole tarkoitus generoida, voit maalata tilialueen A-sarakkeesta. Voit valita tilejä eri kohdasta saraketta pitämällä ctrl-painiketta pohjassa.
   • Vertailukautena (C-sarakkeessa) se kausi, johon verrattuna prosentuaalisia muutoksia halutaan tehdä.  Näin generointi-työkaluun tulee oletuksena oikea vertailukausi ja näet heti generoinnin jälkeen, menikö generointi oikein.
2. Valitse Suodatukset-paneelista laskentakohde, jota haluat generoida. Useamman kohteen valitseminen tulee tehdä Generointi-työkalussa. 

Alla näet kuvaparin perityvistä tiedoista.