Tekstiosan muokkaus

Accunan tekstiosa tarkoittaa käytännössä taulukkomuotoista raporttia. Tekstiosa voi olla esimerkiksi tuloslaskelma, tase tai oma räätälöity raporttimalli. Katso artikkeli uuden raportin luomisesta täältä. 

Uuden tekstiosan luonti:

Raportin tekstiosan voi luoda kolmella eri tavalla.

Tapa 1 - tekstiosan lisääminen tyhjästä

1. Avaa Raportit-paneelista raportti, johon haluat lisätä uuden tekstiosan.
2. Aktivoi yläreunasta Muokkaustila.
3. Klikkaa raportin tyhjällä valkoisella osalla hiiren 2. painikkeella. (Kuvassa valkoinen osa korostettu punaisella reunuksella. Voit klikata mistä tahansa kohtaa elementin ulkopuolisen valkoisen alueen päällä.)
4. Valitse Lisää tekstiosa

Tapa 2 - Olemassa olevan tekstiosan muokkaaminen

1. Avaa Raportit-paneelista raportti, jonka tekstiosaa haluat muokata.
2. Aktivoi yläreunasta Muokkaustila.
3. Kaksoisklikkaa olemassa olevan tekstiosan päällä, jolloin Tekstiosan muokkaus avautuu näytölle. Vinkki: Muokkaustilaa ei ole pakko aktivoida, vaan voit kaksoisklikata suoraan tekstiosan päällä ilman muokkaustilan aktivointia. 

Tapa 3 - Tekstiosan kopiointi toisesta raportista

1. Avaa Raportit-paneelista raportti, jonka tekstiosan haluat kopioida toiselle raportille.
2. Klikkaa tekstiosan päällä hiiren 2. painikkeella ja valitse Kopioi. Muokkaustilaa ei tarvitse aktivoida.
3. Siirry raportille, johon tekstiosa halutaan kopioida. 
4. Aktivoi Muokkaustila. 
5. Klikkaa raportin tyhjässä osassa hiiren 2. painikkeella ja valitse Liitä. 

Tekstiosan yleiset asetukset

1. Tekstiosan asetukset

• • Tekstiosan otsikko näkyy osion ylälaidassa. Otsikkoon voi syöttää vapaata tekstiä tai käyttää erilaisia automaattisia otsikoita. Automaattiset valinnat löytyvät otsikkokentän oikean reunan nuolipainikkeesta (esim. kuukauden nimi, laskentakohteen nimi tai tunnus). 
  • Tekstiosan alaotsikko näytetään samalla tasolla sarakeotsikoiden kanssa. 
  • Piilota nollarivit/sarakkeet -valinnalla voit piilottaa tekstiosasta ne sarakkeet tai rivit, joiden saldo on 0.
  • Joka toisen rivin harmautus -valinta helpottaa raporttien luettavuutta.
  • Fontti ja fontin koko määrittelee tekstiosassa käytettävän fontin ja fontin koon.
  • Desimaalien määrä -valinnalla saat valittua tekstiosan sisältämien desimaalien määrän. Desimaalien määrän voi määritellä myös myöhemmässä määrässä rivi-, sarake- tai solumääritykset -välilehdillä. 
  • Yksikkö-valinnalla voit määritellä tekstiosan yksiköksi joko 1, 1000, 1000000 tai %. %-yksikkö voi käyttää esimerkiksi erosarakkeissa. 
  • Prosenttivertailu - Prosenttivertailu voidaan kytkeä päälle tai pois. Prosenttivertailun avulla esitetään esimerkiksi %-toteuma liikevaihdosta (myyntikate-%, ostot % liikevaihdosta jne.). Prosenttiarvo esitetään saldon rinnalla ja sisältyy samaan sarakkeeseen (ei tarvitse omaa sarakevalintaa).
  • Jyvitykset -valinnalla määritellään, käyttääkö tekstiosa organisaation jyvityksiä.

2. Solun formatointi

• • Ehdollinen taustakorostus -toiminnolla voit korostaa soluja raja-arvojen perusteella. Voit esimerkiksi korostaa negatiiviset saldot värjäämällä solut punaiseksi. Taustakorostukset on mahdollista tehdä myös myöhemmässä vaiheessa Sarake- ja Solumääritykset -välilehdillä.
  • Ehdollinen tekstin väri -toiminto toimii samalla tavalla kuin ehdollinen taustakorostus. Ehdollinen tekstiväri vaihtaa solun taustan sijaan tekstin väriä.
  • Riviväli-toiminnolla saat muokattua rivivälistyksiä.
  • Sarakeostikoiden rivitys -toiminnolla voit määritellä sarakkeen otsikossa näytettävien merkkien ja rivien määrän. 

3. Tekstiosan laskentakohdevalinta 

Tekstiosaan voi määrittää kiinteän laskentakohdevalinnan. Tällöin Accunan päänäkymän (suodatukset-paneelin) laskentakohdevalinta ei vaikuta kyseiseen tekstiosaan.

Mikäli käytössä on useita kirjaustasoja, laskentakohdevalinnan avulla voi muodostaa ristiintaulukoituja raportteja. Voit esimerkiksi määritellä tekstiosan Yleisiin asetuksiin kiinteäksi valinnaksi Tuote-tason valinnan ja valita muut tasot Raportoinnin Suodatukset -paneelista. Tällöin tekstiosa näyttää aina kiinteästi valittujen kiinteiden valintojen ja suodatuksista valittujen laskentakohteiden kombinaatiota.

• • Laskentakohdekartta-valinnalla voit määritellä, mitä Laskentakohdekarttaa tekstiosa käyttää. 
  • Kirjaustasot/dimensiot (kuvassa Tuote, Myynti ja Alue) -valinnalla voit määritellä tekstiosalle kiinteän laskentakohdevalinnan. Oletus-valinnalla tekstiosa mukautuu raportoinnin Suodatukset-paneelin valintojen mukaan. 

Tekstiosan rivimääritykset

Rivimääritykset-välilehdellä määritellään, mitä rivejä ja missä muodossa ne esitetään tekstiosassa.

1. Toimintopainikkeet
   • Lisää rivi -painike lisää yhden rivin ylimmäksi. 
   • Lisää tilikartasta -toiminto avaa tilikartta-näkymän. Toiminto lisää kaikki valitut tilit/tiliryhmät omiksi riveikseen.
   • Poista, kopioi ja liitä -toiminnot tekevät aktiiviselle riville painikkeen nimen mukaisen toiminnon.
   • Valitse kaikki -painike aktivoi kaikki rivit.
   • Aktiivisen rivin siirto ylös/alas onnistuu Valitse kaikki ja Luo summa -valintojen välissä olevilla ylös- ja alaspäin osoittavilla nuolilla. 
   • Luo summa -painike luo summa rivin. Summarivi laskee yhteen kaikki summarivin yläpuoliset rivit. Voit myös maalata halutut rivit, jolloin Luo summa tilalla on painike Luo summa valituista. Luo summa valituista laskee yhteen vain maalatut rivit. 
2. Sarakkeet
   • Otsikko -kenttään voit syöttää vapaata tekstiä tai hyödyntää automaattisia otsikoita. Automaattisia otsikointeja on esimerkiksi laskentakohteen tunnus, tilin tunnus ja tilin nimi. Automaattiset otsikot löytyvät otsikko-kentän viereisestä nuolesta. 
   • Rivin tyyppi määrittelee nimensä mukaisesti, millaisesta rivistä on kyse. Rivin tyyppiä voi vaihtaa klikkaamalla rivityypin vieressä olevasta nuolesta. 
     • • Laskelmarivi muodostaa yhden tili ja laskentakohdevalintojen mukaisen rivin.
       • Avaa tileittäin (luo summa) avaa tilivalinnan mukaiset rivit raportille ja muodostaa loppusumman.
       • Avaa tileittäin (ilman summaa) avaa tilivalinnan mukaiset rivit raportille ilman loppusummaa.
       • Avaa laskentakohteittain (luo summa) avaa valitun rivin laskentakohteittain ja luo niistä summan. Laskentakohde valitaan joko kiinteästi tai päänäkymän suodatukset-paneelista.
       • Avaa laskentakohteittain (ilman summaa) avaa valitun rivin laskentakohteittain ilman loppusummaa.
       • Kommenttirivillä voi lisätä tekstiosaan välistyksiä tai vaikkapa otsikkorivejä ilman laskentaa.
       • Tiliavaaja alkaa ja tiliavaaja loppuu toistaa rivien väliin jäävät rivit usealle tilille. Tällä valinnalla voi esittää esimerkiksi tilien saldot laskentakohdekohtaisesti. Tiliavaaja alkaa vaatii aina parikseen tiliavaaja loppuu -tyyppisen rivin.
       • Laskentakohdeavaaja alkaa ja laskentakohdeavaaja loppuu toimii samoin kuten tiliavaajat. Tällä valinnalla voidaan avata tunnuslukuja tai esimerkiksi tuloslaskelman osia laskentakohteittain. Laskentakohdeavaaja alkaa vaatii aina parikseen laskentakohdeavaaja loppuu tyyppisen rivin.
   • Rivityypin tarkennuksella säädetään avautuvien rivien avaustaso eli niiden pituus. Avaa tileittäin -riveillä avaustaso tarkoittaa tilikartan mukaisia hierarkiatasoja.
   • Ei mukana summassa -valinnalla rivin voi jättää pois summarivin laskennasta. 
   • Tilivalinta suodattaa rivillä näytettävät tilit. Riville voi valita joko yksittäisen tilin tai tiliryhmän. 
   • Laskentakohdevalinnalla voit tarkentaa rivin näyttämään valittujen laskentakohteiden lukuja. Yhteisvalinta tili + laskentakohdevalinta näyttää kyseisen yhdistelmän luvut rivillä.
   • Sisennys-valinnalla yksittäisiä rivejä on mahdollista sisentää luettavuuden helpottamiseksi. Voit sisentää useita rivejä samanaikaisesti maalamalla rivit ensiksi hiirellä.
   • Muotoilut-asetuksella voit määritellä rivikohtaisen muotoilun. Muotoilut periytyvät oletuksena Yleiset asetukset -välilehdeltä, mikäli rivikohtaista muotoilua ei tehdä. 
   • Kaava-valinnalla rivin saldo voidaan laskea kaavalla joko riveistä tai tilien saldoista. 
   • Käännä etumerkki -valinnalla voit kääntää rivin saldojen etumerkin. 
   • Piilota-toiminnolla voit piilottaa rivin raportilta. Huomaathan, että piilottaminen ei poista riviä summalaskennasta. 
   • Prosenttivertailurivi määrittelee, mihin riviin muut rivit vertaavat vertailuprosenttia. Prosentti vertailurivi voi olla ainoastaan yhdellä rivillä aktiivisena. 
   • Jyvitykset-valinnalla voit määritellä, onko jyvitykset voimassa kyseisellä rivillä. 
   • Kausivalinta-kenttään voit tarvittaessa määritellä rivikohtaisen kauden. 
3. Valinta rivityypin mukaan
   • Tällä valinnalla voit aktivoida rivit rivityyppien mukaiseksi. Voit aktivoida esimerkiksi kaikki Laskelmarivit kerralla muokattavaksi ja vaihtaa vaikkapa sisennystä tai fonttia kaikille riveille kerralla.
4. OK ja Peruuta
   • OK-painike tallentaa ja sulkee näkymän. Peruuta-painike sulkee näkymän tallentamatta muutoksia.

Tekstiosan sarakemääritykset

Sarakemääritykset-välilehdellä voit määritellä, mitä sarakkeita tekstiosassa näytetään. Eri sarakkeet voivat näyttää eri tyyppisiä tai eri kausien mukaisia lukuja. Lisäksi saraketyyppinä voi olla ero-sarake, joka vertaa esimerkiksi toteumaa ja budjettia keskenään. 

Sarakkeen otsikko

Voit kirjoittaa otsikon käsin tai hyödyntää automaattisia otsikointeja. Automaattiset otsikoinnit löydät otsikkokentän vierestä nuolesta klikkaamalla. Automaattiotsikon saat valittua listasta tai alkamalla kirjoittaa sitä otsikkokenttään.

Alla olevassa kuvassa on hyödynnetty otsikoinnissa automaattisia valintoja (vihreät laatikot) ja kiinteää osaa. Näin ollen otsikon kuukausi ja vuosi vaihtuvat päivämäärävalinnan mukaan, mutta kiinteästi kirjoitettu osa ei. 

Sarakkeen tyyppi ja Saraketyypin tarkennus

Sarakkeen tyypiksi voit määritellä Normaalin tai Laskentakohdeavaaja alkaa / loppuu.  

Laskentakohdeavaaja kertaa niiden välissä olevat sarakkeet laskentakohteittain. Voit avata esimerkiksi kustannuspaikkojen tiedot omiin sarakkeisiin. 

1. Lisää haluttuun kohtaan uusi sarake painamalla Lisää sarake -painiketta
2. Määrittele ensimmäisen sarakkeen tyypiksi Laskentakohdeavaaja alkaa. Lisää sitten uusi sarake ja määrittele sille tyypiksi Laskentakohdeavaaja loppuu. Huomaathan, että Laskentakohdeavaaja alkaa -sarake vaatii aina parikseen Laskentakohdeavaaja loppuu -tyyppisen sarakkeen. 
3. Avattavia tasoja määrittää yrityksen laskentakohdekartasta, kuinka monta organisaation tasoa tuodaan raportille näkyviin. Näytä laskentakohteet -valinnalla voidaan näyttää tai piilottaa yksittäiset laskentakohteet (näytetäänkö pelkät laskentakohderyhmät vai myös laskentakohteet ryhmissä).
4. Määrittele kausivalinta normaali-tyyppiselle riville. Kausivalinnasta voit lukea lisää alempaa. 
5. Laskentakohdevalinnan voi määritellä kiinteäksi tai Accunan päänäkymän Suodatukset-paneelista. Alla olevassa esimerkissä laskentakohteet on valittu kiinteästi ja tekstiosa avaa sarakkeisiin laskentakohteet 1,2 ja 3. 

Kausivalinta

Kausivalinta määrittelee, minkä aikavälin/ajankohdan lukuja sarakkeessa näytetään. Määrittele aivan ensimmäiseksi Kausi- ja Saldotyyppi.

Kausityypit:

• Toteumat-tyyppi tuo pelkästään toteutuneita tapahtumia sarakkeeseen. 
• Budjetti-valinnassa näytetään kaikki yrityksen budjettitunnisteet. Tällä valinnalla raportille tuodaan budjettilukuja.
• Yhdistelmäkausilla voidaan tuoda raportille rinnakkain esimerkiksi alkuvuoden toteumat ja loppuvuoden luvut ennusteelta. 
• Ennusteet-kausityyppi toimii samoin kuten yhdistelmäkaudet. 

Saldotyypit:

• Alkusaldot + toteumat (oletus) näyttää tilin alkusaldon + toteumatapahtumat sarakkeessa. Lähtökohtaisesti kannattaa käyttää tätä valintaa.
• Alkusaldot -valinnalla on mahdollista näyttää sarakkeessa pelkästään alkusaldot (koskee tasetilejä)
• Toteumat -valinta tuo sarakkeeseen pelkästään muutokset (koskee tasetilejä)

Automaattiset kausivalinnat

Kun olet määritellyt Kausi- ja Saldotyypit, valitse seuraavaksi automaattinen kausivalinta.

Tekstiosien kaudet ovat aina suhteessa päänäkymän päivämäärä-valintaan. Accunaan ei ole mahdollista valita kiinteää päivämääräväliä raportille (esimerkiksi, niin, että tekstiosa näyttäisi aina vaikkapa tammi-toukokuun lukuja riippumatta päivämäärävalinnasta). 

1. Valitse ensiksi tilikausi, jonka lukuja haluat sarakkeeseen. Kunkin tilikauden kohdalla saa avattua tarkemmat valinnat nuolivalinnalla. 
2. Tarkenna seuraavaksi kauden valintaa. Voit valita sarakkeeseen kumulatiivisia toteumia, kuukausitoteumia, vuositoteumia, rullaavia kausia, kvartaaleja sekä tehdä suhteellisia kausivalintoja. Kausivalinta tehdään aktivoimalla ruutu halutun kauden kohdalta.
   • Kausivalinnan "ylävalinta" avaa luvut yhteen sarakkeeseen. Tarkemmalla kausivalinnalla on mahdollista valita, että kaikki kaudet avataankin omiin sarakkeisiin. Esimerkiksi Viimeinen toteutunut avattuna kuukausiksi -valinta tarkoittaa, että jokainen kuukausi tilikauden alusta aina päivämäärä valintaan saakka avataan omiksi sarakkeikseen.
3. Voit valita sarakkeen valinnaksi myös jonkin muun kuin kuluvan tilikauden tiedot. Sarakkeissa voi näyttää tietoja niiltä tilikausilta, joilta Accunassa on tietoja.

Solumääritykset:

Solumäärityksillä voit vaikuttaa yksittäisen solun sisältämiin tietoihin. Joskus voi olla esimerkiksi tilanne, että sarakkeessa pitää näyttää muissa soluissa rivimäärittelyn mukaisia tietoja, mutta yhdessä solussa pitääkin näyttää eriävää tilivalintaa. Tällöin tulee tarpeeseen määritellä tieto yhdelle solulle. 

Näin teet solumäärityksen:

1. Lisää ensimmäiseksi rivi painamalla Uusi solumääritys
2. Täydennä seuraavaksi solun tiedot:
   • Rivi määrittelee, millä tekstiosan rivillä solu on
   • Sarake yksilöi, missä sarakkeessa solu on
   • Muotoilut-painikkeella voit määritellä yksittäiselle solulle muotoiluja, kuten vaikkapa ehdollisen taustakorostuksen. 
   • Jyvitykset-valinnalla voit määritellä, koskeeko jyvitykset kyseistä solua. 
   • Kaava määrittelee, mitä tietoja soluun lasketaan.

Näin luot solun kaavan: 

Kaavaan voi valita tietoja kahdella eri tavalla. Saldosuodatin-valinnalla voit määritellä tekstiosan ulkopuolisen tilin. Valintaa voi tarkentaa kausivalinnan ja laskentakohteiden rajauksilla.

Soluviittaukset-valinnalla voit määritellä tietoja tekstiosan sisältämistä tiedoista.

Alla olevassa esimerkissä Saldosuodattimeen on valittu tilin 3000 kaikki tapahtumat. Soluviittauksella haetaan tieto tekstiosan solusta, joka on rivillä 1 ja sarakkeessa 3. Kaavassa lasketaan nämä kaksi tietoa yhteen (A+B). Solun kaavan tallennetaan lopuksi painamalla OK (4).