Osabudjetointi taulukkolaskennan avulla

Accunan Budjetointi-työkaluun on mahdollista luoda taulukkotyyppisiä syöttöpohjia ja luoda sen avulla osabudjetteja, jotka yhdistyvät varsinaiseen budjettiin. Taulukkoja voi olla useita eri tarpeita varten. Laskentataulukon kautta tehtävä budjetointi mahdollistaa esimerkiksi henkilöstökulujen budjetoimisen henkilöittäin tai myyntien budjetoimisen asiakkaittain.

Taulukkolaskenta mahdollistaa erilaisten kaavojen käytön budjetoinnissa. Accuna tukee lähes kaikkia samoja kaavoja kuin Excel. 

Taulukkolaskennan pohjaksi on mahdollista tuoda omia Excel-taulukoita tai taulukon voi luoda Accunassa tyhjästä. Taulukkoon muodostetaan soluja, jotka joko hakevat tietoja Accunan tietokannasta tai vievät tietoja tietokantaan. Näiden lisäksi taulukkoon voi muodostaa syöttösoluja, joihin budjetoijat voivat syöttää tietoja. 

Uuden laskentataulukon luominen

Osabudjettien laatimista varten laskentataulukot muodostetaan Budjetointi-osioon. 

1. Klikkaa +-ikonia tai halutun ryhmän päällä hiiren 2. painikkeella.
2. Valitse Uusi laskentataulukko.
3. Nimeä laskentataulukko halutulla tavalla.
4. Tallenna painamalla OK.

Laskentataulukon asetusten määrittely

Kun laskentataulukko on luotu, on taulukko aluksi tyhjä. Pääset määrittelemään laskentataulukon asetuksia ja muokkaamaan pohjaa klikkaamalla Syöttöpohjat-paneelissa taulukon nimen vieressä olevaa kynäikonia (nuolen osoittamasta kohdasta). 

Asetusten määrittely lyhyesti:

1. Aseta laskentataulukko muokkaustilaan.
2. Muodosta taulukkoon haluamasi sarakkeet ja rivit. 
3. Määrittele soluille soluntyypit (syöttö-, hakeva- tai vieväsolu).
4. Tallenna määrittelyt.
5. Sulje muokkaustila ruksista.
6. Kun laskentataulukko on valmis, voit syöttää laskentataulukkoon lukuja Budjetoinnin syöttötilan kautta.

Excel laskentataulukonmuokkauksen apuvälineenä

1. Voit tuoda Accunaan laskentataulukon pohjaksi oman Excel-tiedoston.
   • Luo uusi laskentataulukko Accunaan yllä olevan ohjeen mukaisesti,
   • Aseta laskentataulukko muokkaustilaan.
   • Klikkaa muokkaustilan yläpaneelissa olevaa Tuo-painiketta (1).
   • Hae Excel-tiedosto tietokoneelta.
   • Määrittele tuonnin jälkeen solutyypit Accunan muokkaustilassa.
2. Voit avata Accunassa olevan laskentataulukon Excelissä muokattavaksi klikkaamalla ruudukko-ikonia (2). Excelissä voit tehdä soluihin erilaisia kaavoja ja solukorostuksia ja nämä tiedot tallentuvat myös Accunan laskentataulukkoon.
   • Solutyyppien määrittely tulee tehdä Accunan muokkausnäkymässä, eli niitä ei voi tehdä Excelissä.
   • Huomaathan, että Excelissä muokattu laskentataulukko tulee tallentaa sekä Excelissä että Accunan Tallenna-painikkeella. Pelkkä Excelissä tehty tallennus ei tallenna muutoksia Accunan tietokantaan. 

Solutyypit

Laskentataulukon soluihin on mahdollista määritellä erilaisia toiminnallisuuksia. Tunnistat eri tyyppiset solut niiden pohjaväristä. 

• Valkoinen: Normaali solu, johon ei voi syöttää tietoja.
• Keltainen: Syöttösolu, johon budjetoija voi syöttää tietoja.
• Sininen: Vieväsolu, joka vie tietoja Accunan tietokantaan ja budjetille. 
• Vihreä: Hakevasolu, joka hakee tietoja Accunan tietokannasta. 

Yksittäisen vievän solun määrittely

Vievät solut tallentavat tietoja Accunan tietokantaan avoinna olevalle budjetille. 

Vievän solun määrittely lyhyesti

1. Klikkaa hiiren 2. painikkeella sitä solua, jonka haluat määritellä vieväksi soluksi. 
2. Valitse valikosta Lisää vievä solu.
3. Näytölle avautuu Vievän solun muokkaus -ikkuna.
4. Määrittele vievän solun asetukset välilehdille. 
5. Tallenna määrittelyt painamalla OK.
6. Vievän solun pohja muuttuu siniseksi.

Vievän solun muokkaus

• Suhteellinen kuukausi -vetovalikko määrittelee, minkä kuukauden budjettiluvuksi solun tieto viedään.
  • 1 suhteellinen kuukausi on budjetin asetuksissa määritelty ensimmäinen kuukausi. Eli jos budjetti laaditaan aikavälille 1.1.20xx-31.12.20xx, ensimmäinen suhteellinen kuukausi on tammikuu, toinen helmikuu jne.  
• Tili-kenttään määritellään, mille tilille solun tieto viedään. 
• Kirjaustasot-kenttiin voit määritellä tarvittaessa kiinteästi kirjaustason, jolle solun tiedot viedään. Oletus-valinta tarkoittaa sitä, että solun tiedot viedään aina sille kirjaustasolle, joka on valittu päänäkymän Suodatukset-paneelista. 

• Yleiset asetukset -välilehdellä voit määritellä solussa näytettävän kommentin ja desimaalien määrän. Kommentti näkyy, kun hiiren kursorin vie solun päälle. Voit kirjoittaa kommenttiin tekstiä kiinteästi tai hyödyntää automaattiotsikointeja.

Vievien solujen massagenerointi

Voit määritellä haluamasi alueen solutyypit massana Generoi-toiminnolla. 

1. Maalaa haluamasi alue hiirellä. Esimerkissä generoidaan violetilla reunustettu alue vieviksi soluiksi.
2. Klikkaa hiiren 2. painikkeella ja valitse valikosta Generoi soluja -> Generoi vieviä soluja.

   • 

3. Määrittele vieville soluille Suhteellinen kuukausi, eli kuukausi, mille luvut tallennetaan.
   1. 1. 1. Klikkaa kynä-ikonista.
         2. Yläpalkkiin tulee ilmoitus "Valitse generoinnin lähdesolu". Yllä olevassa taulukossa kuukaudet on määritelty sarakkeittain numeroituna. Klikkaa solua, josta ensimmäisen kuukauden numero luetaan, eli solua, jossa on numero 1.

            

         3. Valitse suunta, josta seuraavat suhteelliset kuukaudet haetaan. Esimerkkitaulukossa seuraavan kuukauden numero löytyy ensimmäisen solun oikealta puolelta, joten klikataan Oikealle.
            • Alas-valinta tarkoittaa, että seuraavan solun suhteellinen kausi löytyisi ensimmäiseksi klikatun kausinumeron alapuolelta.
            • Oikealle-valinta tarkoittaa, että seuraavan solun suhteellinen kausi löytyisi ensimmäiseksi klikatun kausinumeron oikealta puolelta.
            • Yksittäinen solu tarkoittaa, että jokaisen maalatun solun suhteellinen kausi on sama solu, eli kaikkien sarakkeiden luvut viedään samalle kuukaudelle.

              

4. Määrittele seuraavaksi tili, jolle vievät solut tallentavat tiedot. Klikkaa Tili-kentän viereisestä kynä-ikonista.
   • Määrittelyt tehdään samoin, kuten edellisen vaiheen Suhteellisen kuukauden määrittely, mutta klikataan kynä-ikonin jälkeen solusta, josta löytyy tilitieto. Vinkki: Jos kaikki vievät solut tallentavat tiedon samalle tilille, valitse Valitse suunta -valinnassa "Yksittäinen solu".  
5. Voit kohdistaa viennit kiinteille kirjaustasoille poistamalla Oletus-valinnan halutulta kirjaustasolta ja kirjoittamalla kirjaustason tunnuksen valinta-kenttään.
   • Oletus-valinnalla viennit kohdistuvat sille laskentakohteelle tai laskentakohdeyhdistelmälle, joka on valittu päänäkymän Suodatukset-paneelista. 
6. Yleiset asetukset -välilehdellä voit määritellä vievien solujen kommentin ja desimaalien määrän.
7. Tallenna määrittely painamalla OK-painiketta. 
8. Maalatun alueen solujen väri muuttuu siniseksi, jolloin tiedät generoinnin onnistuneen. 

Hakevan solun määrittely 

Hakevilla soluilla tarkoitetaan solua, johon haetaan Accunan tietokannasta lukuja. Voit hakea soluun esimerkiksi kuluvan vuoden kumulatiivisen liikevaihdon. Hakevat solut helpottavat budjetin syöttämistä. Muodostamalla hakevan solun ja tekemällä kaavan vievän solun (=budjetoidut luvut) ja hakevan solun välille, voit esimerkiksi laskea budjetin ja toteuman erotuksen taulukkoon.

Hakevan solun voit määritellä joko yksittäin tai massageneroinnilla. Massagenerointi tehdään samalla logiikalla kuin vievien solujen generointi.

Vievän solun määrittely lyhyesti

1. Klikkaa hiiren 2. painikkeella solusta, josta haluat muodostaa vievän solun. 
2. Valitse valikosta Lisää hakeva solu.
3. Määrittele avautuvaan näkymään tiedot tarvittaville välilehdille (tilivalinta, kausivalinta, laskentakohdevalinta, kaava ja yleiset asetukset). Välilehtien valinnoista kerrottu alapuolella.
4. Tallenna määritys painamalla OK. 
5. Solun taustaväri muuttuu vihreäksi ja soluun haetaan heti tietokannasta määritysten mukainen saldo. 

 Tilivalinta

Tilivalinta-välilehdelle määritellään tili, tilit tai tiliryhmä, joiden saldot soluun haetaan. Voit kirjoittaa tilivalinnan Valinta-kenttään tai klikata tilin aktiiviseksi listasta.  

Käännä etumerkki -valinnalla saldon etumerkki käännetään. 

Kausivalinta

Kausivalinta-välilehdellä määritellään, minkä tyyppisiä ja minkä ajankohdan lukuja hakevaan soluun tuodaan. Voit lukea automaattisista kausivalinnoista lisää tästä tukiartikkelista. 

1. Kausityyppi-vetovalikosta voit määritellä, minkä tyyppisiä saldoja tuodaan. Tuodaanko esimerkiksi toteuma- vai budjettilukuja. 
2. Saldot-vetovalikosta voit valita, tuodaanko valituista tileistä alkusaldot + toteumat (oletus), alkusaldot tai pelkästään toteumat. 
3. Automaattiset kausivalinnat -kenttään määritellään, minkä ajankohdan lukuja haetaan.

Laskentakohdevalinta

Laskentakohdevalinta-välilehdellä voit tarvittaessa määrittää hakevan solun hakemaan tietoja valituilta laskentakohteilta. Oletus-valinnalla hakevan solun saldo määräytyy päänäkymän Suodatukset-paneelin valintojen mukaan. Jos haluat määritellä kirjaustasolle kiinteän valinnan:

1. Poista Oletus-valinta halutun kirjaustason kohdalta.
2. Avaa laskentakohdelista klikkaamalla alaspäin osoittavasta nuolesta.
3. Aktivoi haluttu laskentakohde listasta. Vinkki: Voit myös kirjoittaa laskentakohteentunnuksen valinta-kenttään.

Alla oleva valinta tarkoittaa, että:

• Tuote ja Myynti -kirjaustasojen laskentakohdevalinta tehdään päänäkymän Suodatukset-paneelissa
• Alue-kirjaustaso on aina laskentakohde 51. Alue-valintaa ei voi vaihtaa päänäkymän Suodatukset-paneelista. 
• Hakeva solu näyttää päänäkymän suodatuksista valittujen laskentakohteiden ja alueen 51 kombinaation lukuja. 

Kaava

Hakevan solun saldon voi laskea myös Kaavalla. Löydät lisätietoa kaavojen käyttämisestä tämän tukiartikkelin lopusta.

Yleiset asetukset

Yleiset asetukset -välilehdellä voit määritellä hakevassa solussa näytettävän kommentin. Kommentti näytetään, kun hiiren kursorin vie solun päälle. Voit kirjoittaa kommentin kiinteästi tai käyttää automaattiotsikointia. Automaattiotsikot löydät klikkaamalla Kommentti-kentän vieressä olevasta nuolesta. 

Yleiset asetukset -välilehdellä voit myös määritellä hakevan solun desimaalien määrän.