Käyttäjähallinta

Tämä artikkeli sisältää seuraavat asiat:

• Käyttäjätyypit
• Käyttäjähallinnan toiminnot
• Käyttäjän esikatselu
• Käyttäjäryhmät
• Uuden käyttäjän luominen
• Käyttöoikeuksien hallinta
  • Oikeudet
  • Ominaisuudet
  • Raportit
  • Budjetoinnin syöttöpohjat
  • Jakelurivit
  • Kirjaustasot

Käyttäjähallinnassa luodaan ja ylläpidetään Accunan käyttäjiä ja käyttäjäryhmiä. Löydät käyttäjähallinnan Accunan yläpaneelista Ylläpito -> Käyttäjähallinta -polusta.

Käyttäjätyypit

Accunassa voi olla erityyppisiä käyttäjiä riippuen organisaation tarpeesta. Kaikilla käyttäjillä voi olla erilaiset käyttöoikeudet ja käyttöoikeuksia voidaan rajata niin, että käyttäjä näkee ainoastaan itselle tarpeelliset asiat. Rajauksia voi tehdä esimerkiksi siihen, mitä yrityksiä käyttäjä näkee tai rajata vaikkapa käyttäjälle näkyviin ainoastaan oman seurantakohteen raportit tai budjetit. Käyttäjätyyppejä ovat Admin, tehokäyttäjä sekä peruskäyttäjä.

• Admin: Accunan pääkäyttäjänä toimii niin sanottu Admin-käyttäjä. Accunassa voi olla kerrallaan vain yksi Admin-käyttäjä.
• Tehokäyttäjä: Admin-käyttäjien lisäksi osalle käyttäjistä voidaan myöntää tehokäyttäjän oikeudet. Tehokäyttäjä vastaa oikeuksiltaan Admin-käyttäjää kaikilta muilta osin, mutta tehokäyttäjällä ei ole pääsyä Ylläpito-valikon Yleiset asetukset -näkymään. Tehokäyttäjä voi luoda uusia peruskäyttäjiä, mutta ei voi luoda uusia tehokäyttäjiä.
• Peruskäyttäjä: Peruskäyttäjällä tarkoitetaan käyttäjää, jolle on myönnetty oikeudet raporttien katselemiseen, budjetoimiseen tai sekä raportointiin että budjetoimiseen.

Käyttäjähallinnan toiminnot

1. Uusi...: Luo uusi Accuna-käyttäjä.
2. Muokkaa...: Muokkaa valitun käyttäjän tietoja.
3. Poista: Poista valittu käyttäjä Accunasta.
4. Käyttäjälistaus...: Tulosta alla näkyvä käyttäjälistaus pdf:ksi tai paperille.
5. Azure AD.../Lisää AD:sta: Lisää käyttäjiä Azure AD:n tai paikallisen AD:n kautta.
6. Lukitukset: Admin käyttäjä voi tarkastella, ketkä käyttäjät on kyseisellä hetkellä kirjautuneena Accunaan.
7. Käyttäjäryhmät: Käyttäjäryhmien hallinta.
8. Käytä, OK ja Peruuta: Käytä-painike tekee välitallennuksen, OK-painike tallentaa ja sulkee käyttäjähallinnan ja Peruuta-painike sulkee käyttäjähallinnan tallentamatta tietoja.

Käyttäjän esikatselu

Pääkäyttäjätunnuksella on mahdollista kirjautua yksittäisen käyttäjän esikatseluun. Näin näet pääkäyttäjänä heti tunnusten luomisen jälkeen, että käyttäjä näkee juuri ne moduulit, joihin on ollut tarkoitus lisätä käyttöoikeudet. 

Esikatseluun pääset klikkaamalla käyttäjän nimen päällä hiiren 2. painikkeella ja valitsemalla Esikatsele käyttäjää.

Käyttäjäryhmät:

Yksittäisiä käyttäjiä on mahdollista ryhmitellä käyttäjäryhmiin (7). Käyttäjäryhmän oikeudet tulevat yksittäisen käyttäjän oikeuksien lisäksi.

Uuden käyttäjän luominen

Uuden käyttäjätunnuksen voi tehdä kolmella eri tavalla: 

1. Uusi-painikkeella, jolloin käyttäjä luodaan tyhjästä.
2. Monistamalla olemassa oleva käyttäjä. Paina kopioitavan käyttäjän päällä hiiren 2. painikkeella ja klikkaa monista. Monistaminen kopioi kaikki käyttöoikeudet alkuperäiseltä käyttäjätunnukselta.
3. Lisäämällä käyttäjätunnus organisaationne Azure AD:sta Azure AD... -painikkeella tai AD:sta Lisää AD:sta -painikkeella. Näiden kautta käyttäjien lisääminen vaatii yleensä organisaation IT:n myöntämiä lisäoikeuksia.

Uuden käyttäjän luominen:

1. Syötä haluamiasi käyttäjätunnus. Huomaa, että käyttäjätunnuksessa isot ja pienet kirjaimet ovat merkitseviä.
2. Syötä käyttäjän nimi.
3. Syötä käyttäjän sähköpostiosoite. Sähköpostiosoitetta ei ole pakko lisätä, mutta lisääminen mahdollistaa salasananpalautuksen käyttäjän toimesta.
4. Syötä käyttäjälle salasana, salasanalla ei ole muotovaatimuksia. Salasanaa ei ole pakko lisätä, mikäli tunnus yhdistetään Microsoft-tiliin. 
5. Yhdistä Microsoft-tiliin -painikkeella käyttäjä on mahdollista linkittää organisaationne Azure AD:hen. Näin käyttäjä voi kirjautua Accunaan Microsoft-salasanalla. Linkitystä ei ole pakko tehdä, jolloin käyttäjä voi kirjautua Accunan salasanalla (4).
6. Tallenna käyttäjän tiedot painamalla Hyväksy.
7. Tallenna käyttäjä vielä lopuksi painamalla seuraavassa ikkunassa Käytä-painiketta.

Käyttöoikeuksien hallinta

Käyttäjäkohtaisia oikeuksia hallinnoidaan Käyttäjän tiedot -osiossa. Klikkaa listasta käyttäjä, jonka oikeuksia haluat tarkastella tai muokata. Tämän jälkeen käyttäjän oikeudet avautuvat oikealla puolella olevaan ruutuun. 

1.  Oikeudet

Käyttäjälle sallitut yritykset, laskentakohteet, tilit ja budjetit määritellään Oikeudet-välilehdellä.

1. Lisää ensiksi uusi rivi käyttäjän oikeuksien määrittelemistä varten.
2. Valitse yritys, jolle rivin oikeudet halutaan antaa. Voit valita oikeuksien koskevan kaikkia yrityksiä tai pelkästään yhtä yritystä.
3. Budjetit-rivillä voit määritellä, mitä budjetteja käyttäjä näkee budjetointi-osiossa.
4. Laskentakohteet -valinnalla voit rajata, mihin laskentakohteisiin käyttäjällä on oikeus.
5. Tilit -valinnalla voit määritellä oikeudet koskemaan pelkästään tiettyjä tilejä. 
6. Valitse rivin tyyppi vetovalikosta. Raportointi-oikeus mahdollistaa pelkän raporttien selailun. Budjetointi: Luku -oikeus mahdollistaa budjettien tarkastelun. Budjetointi: Kirjoitus -oikeus mahdollistaa budjettien syöttämisen. Porautuminen -oikeus antaa käyttäjälle oikeudet porautua lukuihin.
7. Salli -valinta tarkoittaa, että käyttäjälle sallitaan kyseisen rivin oikeudet.
8. Estä -valinta tarkoittaa, että käyttäjältä estetään kyseisen rivin ominaisuudet.

Käyttövinkki: Ensimmäisellä rivillä on sallittu kaikki tilit budjetoitavaksi. Toisella rivillä estetään budjetointi tilille 5000.

2. Ominaisuudet

Tällä välilehdellä voit sallia tai estää käyttäjälle erilaisia ominaisuuksia ja työkaluja. Oikeudet voi antaa kaikille yrityksille tai yrityskohtaisesti Yritys-vetovalikosta.

3. Raportit

Raportointi-osiossa käyttäjälle näytettävät raportit määritellään Raportit-välilehdellä.  Voit määritellä samat raportit näkyviin kaikkiin yrityksiin tai valita raportit yrityskohtaisesti Yritys-vetovalikosta. 

Oikeudet on mahdollista lisätä koko raporttiryhmälle (harmaa rivi) tai yksittäiselle raportille (valkoiset rivit). Muokkaus-oikeus (1) antaa oikeudet muokata raporttia. Katselu-oikeus (2) antaa oikeudet raportin katseluun. Estä-toiminnolla (3) on mahdollista estää raportin/raporttiryhmän näkyminen käyttäjälle. Jos raportille/raporttiryhmälle ei ole valittu mitään valintoja, raportti ei ole näkyvissä käyttäjälle.

4. Budjetoinnin syöttöpohjat

Tällä välilehdellä määritellään mitä syöttöpohjia käyttäjällä on näkyvissä budjetoinnissa. Oikeudet on mahdollista lisätä koko syöttöpohjaryhmälle (harmaa rivi) tai yksittäiselle syöttöpohjalle (valkoiset rivit). Muokkaus-oikeus (1) antaa oikeudet syöttöpohjaa. Katselu-oikeus (2) antaa oikeudet budjetoida kyseisellä pohjalla. Estä-toiminnolla (3) on mahdollista estää syöttöpohjan/-ryhmän näkyminen käyttäjälle. Jos syöttöpohjalle/-ryhmälle ei ole valittu mitään valintoja, kyseinen syöttöpohja/-ryhmä ei ole näkyvissä käyttäjälle.

5. Jakelurivit

Käyttäjille on mahdollista antaa pääsy Accunan Jakelu-työkaluun. Käyttäjähallinnan Jakelurivit-välilehdellä voit määritellä, mitä jakelurivejä käyttäjälle on työkalussa näkyvissä ja onko käyttäjällä oikeus muokata jakelurivejä.

6. Kirjaustasot

Mikäli organisaatiolla on käytössä kirjaustasoja (kustannuspaikat/projektit/alueet jne.), voi ylimääräiset kirjaustasot piilottaa tarvittaessa käyttäjiltä Kirjaustasot-välilehdeltä.