Tämä on Budjetin CSV-vientiin liittyvä yleinen ohjeistus. Tiettyihin järjestelmiin liittyviä täsmäohjeita löydät seuraavista linkeistä:

Budjetin vienti Accunasta Intime-järjestelmään

CSV-tiedoston luonti

Accunaan syötetty budjetti on mahdollista viedä csv-tiedostoon, esimerkiksi ulkopuoliseen järjestelmään lukemista varten.

1. Mene Accunan Budjetointi-työkaluun ja paina Avaa tai luo uusi budjetti -painiketta
2. Klikkaa budjettia, jonka haluat viedä tiedostoon
3. Paina Vie-painiketta
4. Paina Vie csv-vientitiedostoon-painiketta

Vie csv-vientitiedostoon-painikkeesta aukeaa uusi Budjetin vienti (csv) -ikkuna, jossa määritetään ja hallitaan csv-vientitiedoston muodostamisen asetuksia.

1. Paina Lisää-painiketta
   1. Voit myös valita aiemmin tallennetun asetustiedoston Asetustiedostot-alasvetovalikosta
2. Anna uudelle asetustiedostolle nimi. Nimi kannattaa määrittää esimerkiksi kohdeohjelman perusteella (Ohjeessa käytetään nimeä Tietovarasto)

Työkalussa määritetään csv-tiedostoon tulevat sarakkeet sisältöineen.

1. Otsikkorivit: Vakioasetuksena tiedostoon ei tule ollenkaan otsikkoriviä, eli budjettiluvut alkavat heti tiedoston 1. riviltä. Otsikkorivit-asetuksella voit määrittää tiedoston ensimmäiseksi riviksi otsikkorivin, ja antaa sarakkeille haluamasi otsikot. Pidä huoli, että annat yhtä monta otsikkoa kuin tiedostossa on sarakkeita.
   1. Otsikot syötetään muodossa "otsikko;otsikko;otsikko;", eli otsikon nimen jälkeen kerrotaan puolipisteellä sarakkeen vaihtumisesta. Kohdassa 2 näkyvillä asetuksilla olevaan tiedostoon voisi otsikkoriviksi laittaa Tili;Päivämäärä;Saldo;Kustannuspaikka;Toimittaja
2. Näytettävät sarakkeet -alasvetovalikossa voit poistaa ja lisätä Accunan normaaleja tietoja, kuten tilin, päivämäärän, budjettisaldon, ja eri kirjaustasojen/dimensioiden kohdistukset. Näillä perusasetuksilla csv-tiedoston jokainen rivi vastaa yhtä budjettivientiä.

Voit lisätä uusia sarakkeita painamalla jonkun olemassa olevan sarakeotsikon päällä hiiren 2. painikkeella (1), ja valitsemalla haluamasi uuden sarakkeen tyypin valikosta. Jos valitset esimerkiksi kuukausibudjettisarakkeen (2), teet uuden sarakkeen, johon voit määrittää haluamasi kuukauden (3). Sarakkeeseen tulee valitun kuukauden budjettiluvut. Voit määrittää koko budjetin kaikki kuukaudet rinnakkain, kun toistat tämän vaiheen 12 kertaa.

Vapaateksti-saraketta voi käyttää, kun tiedostossa pitää olla esimerkiksi budjetin nimi jokaisella rivillä. Vapaateksti-sarakkeeseen määritettävä teksti tulee tiedoston jokaiselle riville.

Vinkki: Voit vaihtaa sarakkeiden järjestystä raahaamalla

Muut asetukset:

1. Desimaalit -kohdassa voit määrittää tiedostoon kirjoitettavien budjettilukujen desimaalien määrän. Suosittelemme vähintään 2 desimaalin käyttöä, jotta lukuihin ei tule pyöristyseroja.
2. Käännä saldojen etumerkki -valinnalla voit kääntää budjetoidut tuotot negatiivisiksi ja kulut positiivisiksi
3. Päivämäärän muoto -asetuksella voit vaihtaa tiedoston päivämäärätietojen muodon. Vakiomuoto on 1.1.2020, mutta kirjoittamalla määrityskenttään esimerkiksi yyyy-MM-dd, päivämäärä tulisi muotoon 2020-01-01.
   
   1. Mahdolliset parametrit: yyyy (vuosiluku), MM (kuukausi kahdella numerolla), dd (päivä kahdella numerolla). On tärkeää, että parametrit kirjoitetaan oikean kokoisilla kirjaimilla, eli vuosiluku ja päivä pienillä, mutta kuukausi isoilla.
4. Aktiivinen jyvitysvaihe: Jos teillä on käytössä jyvityksiä, jotka vaikuttavat myös vietävän budjetin lukuihin, voit valita jyvitysvaiheen alasvetovalikosta. Jos haluat viedä vain syötetyt budjettiluvut, valitse tähän Ei jyvityksiä.
5. Tilirajaus: Jos haluat tiedostoon vain osan budjetoiduista tileistä, voit syöttää tilit tähän. Määrityksissä toimii sekä tiliväli (esim. 3000-3999) että tililistaus pilkulla erotettuna (esim. 3000,35000,3750)
6. Päivämäärärajaus: Tällä asetuksella voit rajata tiedostoon mukaan vain tietyt budjettikuukaudet. Esimerkiksi, jos teet ennustetta, voit rajata mukaan vain tulevat eli ennustettavat kuukaudet.
7. Laskentakohderajaus: Tällä asetuksella voit rajata tiedostoon tulevat laskentakohteet. Rajaus toimii samalla tavalla kuin Raportointi-työkalun suodatukset, eli jos teet kahden kirjaustason/dimension rajauksen, tiedostoon tulee vain ne viennit, jotka löytyvät valituilta laskentakohdekombinaatioilta.

Kun olet tehnyt määritykset, paina Tallenna (8), jotta tekemäsi määritykset tallentuvat avoinna olevaan asetustiedostoon, ja paina sen jälkeen Vie (9). Tämän jälkeen saat valita tietokoneeltasi haluamasi tallennussijainnin, johon tiedosto tallennetaan.

Kun seuraavan kerran haluat viedä budjetin samanlaiseksi csv-tiedostoksi, asetukset ovat valmiina tallessa. Valitse vain haluamasi asetustiedosto ja paina Vie.

Jos teillä on tarvetta viedä budjettia/ennustetta tiedostoon päivittäin, budjetin vieminen on mahdollista ajastaa Talgrafin ympäristössä. Tällöin voimme toimittaa tiedoston ajastetusti teille sftp-yhteydellä. Kysy lisää Talgrafin tuesta: tuki@talgraf.fi / 08 563 7500 (arkisin 08:00-16:00), niin rakennetaan teidän tarpeisiinne sopiva ratkaisu.