Saldojen vyöryttäminen Accunassa

Jyvitykset-ominaisuus mahdollistaa saldojen vyöryttämisen laskentakohteelta toiselle. Esimerkiksi hallinnon kustannuspaikalla olevat saldot on mahdollista jyvittää tuottaville kustannuspaikoille. Jakosuhteen voi määritellä käyttämällä kiinteitä suhdelukuja tai laskea kaavalla (esimerkiksi jako liikevaihdon suhteessa). Accunan jyvitykset ovat niin kutsuttuja virtuaalijyvityksiä, eli jyvitykset eivät tallenna lukuja tietokantaan. Näin ollen voit aina valita raporteilla näytettäväksi alkuperäiset luvut valitsemalla jyvitysvaiheeksi Ei jyvityksiä.

Jyvitysvaihetta voi vaihtaa Accunan yläpalkissa olevasta vetovalikosta. Jyvitykset lasketaan ketjussa ylhäältä alaspäin. Näin ollen voit tarkastella eri jyvitysvaiheiden mukaisia lukuja. Alla olevan kuvan tilanteessa raportilla voi tarkastella alkuperäisiä lukuja (Ei jyvityksiä), lukuja joissa on huomioitu Hallinnon kulujen jyvitys tai lukuja, joissa on huomioitu sekä Hallinnon että Markkinoinnin kulujen jyvitys. Pelkästään Markkinointi kulujen jyvityksen mukaisia lukuja ei ole mahdollista tarkastella. Mikäli jyvitysvaiheeksi on valittu listan alimmainen jyvitys, raportilla huomioidaan kaikki jyvitykset. 

 

Jyvitysten hallinta

Jyvityksiä hallinnoidaan Jyvitykset-työkalulla. Löydät työkalun polusta: Työkalut -> Jyvitykset. Täällä voit luoda uusia jyvityksiä sekä muokata tai poistaa olemassa olevia jyvityksiä.

• Lisää-painikkeella saat luotua uuden jyvityksen
• Muokkaa-painikkeella voit muokata olemassa olevaa jyvitystä. Aktivoi muokattava jyvitys ensiksi klikkaamalla ja paina sen jälkeen Muokkaa. 
• Poista-painikkeella saat poistettua olemassa olevan jyvityksen. Aktivoi poistettava jyvitys klikkaamalla riviltä ja paina sen jälkeen Poista. 
• Kopioi-toiminnolla saat kopioitua olemassa olevan jyvityksen uuden jyvityksen pohjaksi. 
• Tuo ja Vie -toiminnolla voit tuoda jyvityksen tiedostosta. Voit esimerkiksi viedä toisella yrityksellä olevan jyvityksen ensiksi tiedostoon ja tuoda jyvityksen sen jälkeen toiselle yritykselle. 
• Jyvityskytkennät-painikkeella voit hallinnoida aktiivisia jyvityksiä ja jyvitysvaiheita. 

Jyvityskytkennät

Aktiivisia jyvityksiä ja jyvitysten laskentajärjestystä hallinnoidaan Jyvityskytkennät-työkalussa. Uudet jyvitykset tulevat automaattisesti käyttöön, joten uusia jyvityksiä ei ole välttämätöntä käydä aktivoimassa käyttöön niiden laatimisen jälkeen. Jyvityskytkennät löytyvät Työkalut -> Jyvitykset -> Jyvityskytkennät -polun kautta.

1. Lisää-painikkeella voit lisätä olemassa olevan jyvityksen aktiiviseksi. Klikkaa lisää, jolloin saat näkyviin listan olemassa olevista jyvityksistä. Valitse listasta aktivoitava jyvitys ja paina ok.
2. Poista-toiminnolla voit poistaa jyvityksen laskennasta. Poista-painike ei poista koko jyvitystä, vaan se poistaa jyvityksen vain aktiivisista jyvityksistä.
3. Jyvitysten järjestystä voi vaihtaa klikkaamalla rivin aktiiviseksi ja siirtämällä sen nuolilla haluttuun kohtaan listassa. Jyvitykset lasketaan järjestyksessä ylhäältä alas.
4. Tallenna lopuksi jyvityskytkentään tehdyt muutokset painamalla Tallenna. 

Uuden jyvityksen laatiminen

1. Avaa ensiksi jyvitystyökalu (Työkalut -> Jyvitykset).
2. Luo uusi jyvitys klikkaamalla Jyvitykset-näkymän Lisää-painiketta. 
3. Näytölle avautuu automaattisesti uuden jyvityksen asetusnäkymä. Jos suljit asetusnäkymän, saat avattua sen uudelleen klikkaamalla jyvityksen aktiiviseksi Jyvitysten hallinta -näkymässä ja painamalla Muokkaa. 

Jyvityksen asetukset

• Jyvityksen nimi näytetään jyvityslistassa sekä päänäkymän Jyvitykset-listassa. 
• Lisää-toiminnolla saat luotua uuden jyvitysrivin. Samassa jyvityksessä voi olla useampia rivejä. Jyvitysrivit lasketaan ylhäältä alaspäin. Näin ollen voit ketjuttaa jyvityksiä. 
• Päällä-toiminnolla voit valita onko jyvitysrivi päällä vai ei.
• Kommenttiin voit kirjoittaa jyvityksen tyypin, kuten esimerkiksi jyvityksen lähteenä olevan tilin/laskentakohteen.
• Kausityyppi määrittelee, minkä tyyppisiä saldoja jyvitys koskee. Vetovalikosta saat näkyviin kausityyppien vaihtoehdot. 
• Alku- ja loppukuukausi määrittelevät jyvityksen voimassaoloajan. 
• Tilit määrittelevät jyvityksen lähdetilit, eli miltä tileiltä saldoja jyvitetään.
• Laskentakohteet määrittelevät jyvityksen lähdelaskentakohteet, eli miltä laskentakohteilta saldot jyvitetään. Jos laskentakohdevalinta jätetään tyhjäksi, jyvitys koskee kaikkia laskentakohteita.
• Lisäasetukset
  • Vastajyvitys vähentää jyvityksen lähteenä olevilta tileiltä/laskentakohteilta saldoa jyvityksen verran. Jos haluat tyhjentää lähdetilin/laskentakohteet, tulee vastajyvitys olla aktiivisena. Jos vastajyvitys ei ole päällä, lähdetilit ja laskentakohteet säilyvät muuttumattomina ja ainoastaan kohdetilien ja laskentakohteiden saldot muuttuvat.
  • Käytä jyvitettyjä saldoja -valinta mahdollistaa jyvitysten ketjutuksen. Käytännössä jyvitys huomioi tällä valinnalla järjestyksessä ylempänä olevan jyvityksen ja jyvitys lasketaan jyvitetyistä luvuista, ei raakaluvuista. 
• Jyvityksen kohteet määrittelevät, mille tileille ja laskentakohteille jyvitetyt saldot siirretään. 

Jyvityksen kohteet

Jyvityksen kohteet määrittelevät sen, mille tileille ja laskentakohteille jyvitetyt saldot siirretään. 

1. Klikkaa jyvityksen kohteet kynä-ikonilla muokkaukseen.
2. Lisää-toiminnolla saat lisättyä uuden jyvityksen kohderivin. Rivejä voi olla useita tai vain yksi. Poista-painikkeella voit poistaa jyvityksen kohderivin. Kopioi-toiminnolla voit kopioida rivin.
3. Tilit-kenttään määritellään, mille tilille jyvitetty saldo siirretään. Kentän saa muokkaustilaan kynä-ikonilla.
   • Jos tiliä ei valita, jyvitetty saldo pysyy samalla tilillä. Tämä on tarpeen esimerkiksi silloin, kun saldot halutaan siirtää toiselle laskentakohteelle, mutta pitää samalla tilillä.
4. Laskentakohteet-kenttään määritellään laskentakohteet, joille jyvitetty saldo siirretään. 
5. Osuus määrittelee, kuinka paljon saldoja kohdistetaan kullekin riville. Osuuden voi määritellä kiinteäksi prosenttiosuudeksi tai osuus voidaan laskea kaavalla. Kaavan käyttämisestä alempana esimerkki.  Osuus määritellään sadasosina, eli 25%=0,25 jne. 
   • Käytännössä siis: Tilien 3000-9999, laskentakohteen 1 saldot siirretään samoille tileille siten, että laskentakohteelle 2 jyvitetään 25% saldoista, kohteelle 3 45 % ja kohteelle 4 loput 30 %.  
6. Tallenna Jyvityksen kohteet Tallenna-painikkeella.

Esimerkki hallinnon kulujen jyvittämisestä

Tässä esimerkissä Hallinnon kustannuspaikalla olevat tapahtumat jyvitetään tuottaville kustannuspaikoille. Jyvitystapana käytetään liikevaihdon suhdetta, joka saadaan käyttämällä osuutena kaavalaskentaa. 

Jyvityksen rivit -osiosta nähdään seuraavat tiedot:

• Kausityyppi: jyvitetään Toteuma-tyyppisiä tapahtumia.
• Alku- ja loppukuukausi: Jyvitys on voimassa 01/2024-12/2024. 
• Tilit: Jyvityksen lähdetileinä on kaikki tulostilit 3000-9999.
• Laskentakohteet: Jyvityksen lähdelaskentakohteeksi on määritelty 99 (Hallinto). Laskentakohde tarkentaa tilivalintaa, eli jyvitys koskee näin ollen ainoastaan kohteen 99 tulostilejä.
• Lisäasetukset: Vastajyvitys-valinta määrittää, että kaikki tilit 3000-9999 laskentakohteelta 99 tullaan tyhjentämään, eli tileille ei jää saldoja jyvityksen jälkeen.
• Jyvityksen kohteet: Jyvitetyt saldot siirretään kohteille 10,20 ja 30. Kaavasta A/B ei voida vielä päätellä, missä suhteessa jyvitys tehdään. Avataan siis jyvityksen kohteet -kaava tarkasteluun kynä-ikonilla.

Jyvityksen kohteet avaamalla nähdään, että:

• Tilit-valinta on jätetty tyhjäksi. Tili periytyy näin ollen edellisestä näkymästä (Jyvityksen rivit). Käytännössä jyvitettävät saldot säilyvät alkuperäisillä tileillä ja ainoastaan tapahtumien laskentakohde muuttuu. 

Klikataan Osuus näkyviin kynä-ikonilla. Nyt päästään tarkastelemaan, mitä A/B-kaava tarkoittaa.

• A: Tilivalintana on liikevaihto (B300) ilman kausi- tai laskentakohteet -valintoja (1).
  • Laskentakohteet-valinta periytyy edellisestä vaiheesta (Jyvityksen kohteet -ikkunasta). 
• B: Tilivalintana on sama kuin A:ssa (B300), mutta tilivalintaa on tarkennettu nyt valitsemalla riville Laskentakohteet (10,20,30) (2). 
• Kaava (A/B) (3) laskee jokaiselle laskentakohteelle oman laskutoimituksen kuukausittain. Esimerkin tilanteessa kaava tekee kolme eri laskutoimitusta:
  • Laskentakohteet periytyvät A-riville yksi kerrallaan laskutoimitusta varten. Näin ollen laskutoimitukset ovat:
    • Kohteen 10 liikevaihto/kohteiden 10,20,30 liikevaihdolla
    • Kohteen 20 liikevaihto/kohteiden 10,20,30 liikevaihdolla
    • Kohteen 30 liikevaihto/kohteiden 10,20,30 liikevaihdolla
  • Kaavasta saadaan prosenttiosuus, kuinka monta prosenttia kunkin kohteen liikevaihto on kohteiden yhteenlasketusta liikevaihdosta.
• Tileillä 3000-9999, laskentakohteella 99 olevat tapahtumat jyvitetään kaavalaskennalla saadulla prosenttiosuudella kullekin kohteille liikevaihdon suhteessa ja laskentakohde 99 on jyvityksen jälkeen tyhjä.