Raporttien lähettäminen Accunasta sähköpostiin

Accunasta on mahdollista lähettää raportteja pdf-tiedostona haluttuihin sähköpostiosoitteisiin. Lähetyksen voi tehdä kahdella eri tapaa: yksittäisen raportin voi lähettää raportointi-osiosta ja massajakelu onnistuu kätevästi Jakelu-työkalun avulla. 

Accunan avautumisnäkymän Jaa raportteja -toiminnolla on mahdollista lähettää massana Jakelun kautta tehdyt jakelurivit, mutta jakelurivejä ei voi tämän painikkeen kautta muokata. 

Uuden jakelurivin laatiminen:

Jakeluriveillä hallinnoidaan, mihin ja millaisia raportteja Accunasta lähetetään. Jakelurivejä voi tarkastella ja muokata Jakelu-työkalussa, jonka löydät Accunan yläpalkista organisaation ollessa avattuna. 

1. Lisää ensimmäisenä uusi Jakeluryhmä tai Jakelurivi painamalla +-painikkeesta. 
2. Lisää Vastaanottaja-osioon sähköpostiosoite/-osoitteet, johon kyseisen jakelurivin raportit lähetetään. Voit tarvittaessa määritellä myös kopio ja piilokopio -vastaanottajia. Aihe-kenttä tulee sähköpostin otsikoksi. Täydennä halutessasi raportin yhteydessä menevä sähköpostiviesti viesti-kenttään. Vinkki: otsikossa voi käyttää automaattiotsikointeja. Klikkaa Aihe-kenttää ja valitse vetovalikosta esimerkiksi Kuukauden nimi, jolloin otsikkoon tulee raportointikauden mukainen kuukausi.
3. Jakelurivillä lähetettävä raportti lisätään Lisää rapotti -painikkeella. Painike avaa näkyviin organisaation raportti-paneelin. Jakeluriville valittava raportti on siis sama, jonka löydät raportit-osiosta. Voit valita samalla jakelurivillä lähetettäväksi yhden tai useammanraportin. Valitse laskentakohteet -valinnalla on mahdollista rajata lähetettävä raportti näyttämään pelkästään valittujen laskentakohteiden lukuja. Kohteittain-valinnan ollessa aktivoituna, tiedostoon muodostuu kunkin laskentakohteen luvut omiksi raporteiksi.
4. Raporttien tallennus -valinnan alta löydät mahdollisuuden lähettää raportit yhtenä pdf-tiedostona. Tämä toiminnallisuus tulee kyseeseen silloin, mikäli samalla jakelurivillä on useita lähetettäviä raportteja. 
5. Lisää tallennuskansio -valinnalla voit valita haluamasi tallennuskansion tietokoneelta. Näin lähetettävät raportit tallentuvat myös tietokoneellesi valittuun kansioon.
6. Lisää liitetiedosto -painikkeella voit valita tietokoneeltasi sähköpostin mukana lähtevän liitteen.
7. Kun jakelurivin asetukset on tehty, tallenna määrittelyt painamalla Tallenna.
8. Päivämäärä-valinta määrittelee, minkä kuukauden raportteja lähetetään. Huomaathan vaihtaa kauden oikeaksi ennen kuin lähetät raportteja. 
9. Lähetä-painikkeella saat lähetettyä valitun jakelurivin. Näet lähetykseen aktivoidut jakelurivit vasemmassa reunassa. Vinkki: Esikatselu-toiminnolla voit tarkastella ennen lähetystä, raportti/raportit näyttävät.

Massajakelu:

Valmiit jakelurivit on mahdollista lähettää kahdella tapaa: Jakelu-työkalusta ja Accunan avautumisnäkymän Jaa raportteja-painikkeella. Erona näiden kahden lähetys tavan välillä on, että Jakelu-työkalun kautta on mahdollista valita lähetettävät jakelurivit.

Avausnäkymän Jaa raportteja -painike avaa massajakelulistan. Massajakelun avulla voit lähettää ennalta määritetyt jakelulistat tarvittaessa jopa kaikille organisaatioille yhdellä kertaa. Voit valita useita yrityksiä massajakeluun Ctrl-näppäimen avulla. Jakelulistat on ensin määritettävä Raportointi-näkymän Jakelu-välilehdellä.

Yksittäisen raportin lähetys Selaa raportteja -osiosta:

Accunan selaa raportteja -osiosta on mahdollista lähettää yksittäisiä raportteja haluttuihin sähköpostiosoitteisiin. Ominaisuus löytyy raportoinnissa oikealta kolmen pisteen takaa raportoinnin lisätoiminnoista. 

Toimi näin:

1. Avaa ruudulle raportti, jonka haluat lähettää sähköpostiin. Valitse kolmen pisteen takaa lisätoiminnoista Lähetä.
2. Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite.
3. Kirjoita viestin aihe.
4. Kirjoita haluamasi viesti.
5. Halutessaan voi liittää tietokoneelta tiedoston mukaan.
6. Tiedostolle voi asettaa salasanan. Salasana tulee toimittaa vastaanottajalle erikseen.
7. Raportti on mahdollista tallettaa tietokoneelle haluttuun kansioon lähetyksen yhteydessä.
8. Kun tiedot on täydennetty, paina lähetä.