Tämä ohjeistus koskee tunnuksen luontia Procountorissa. Valmiit tunnukset tulee toimittaa asennuksesta vastaavalle asiantuntijalle esimerkiksi salatulla sähköpostilla.

Ohje Procountor API -rajapintatunnusten luontiin

Käyttäjä, jolla on Kaikki oikeudet yrityksen käyttäjähallintaan, voi luoda uuden käyttäjän seuraavasti ( Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet > Lisää uusi käyttäjä):

1. Tunnuksen voi nimetä siten, että etunimeksi asetetaan yrityksen nimi, esim. EsimerkkiYritys ja sukunimeksi api. Näin tunnukseksi muodostuu EsimerkkiYritys.api.
   1. HUOM! Jos tuotte Accunaan monta Procountor-yritystä, jokaiselle yritykselle ei tarvitse tehdä omaa API-käyttäjää. Kun olette luoneet yhden käyttäjän, voitte tämän jälkeen antaa samalle käyttäjälle oikeudet muihin yrityksiin.
2. Syötä muut pakolliset tiedot.
   • Sähköpostiosoitteeksi voitte laittaa oman sähköpostiosoitteenne.
3. Valitse Käyttäjätunnus ja salasana -kohdasta Toimitan käyttäjälle henkilökohtaisesti.
4. Aseta integraatiossa tarvittavat käyttöoikeudet käyttäjälle. Koska integraation kautta on tarkoitus hakea kirjanpitodataa, sopii roolin pohjaksi esim. Johto/Tarkastaja, jolla on oikeudet nähdä kaikki data, mutta ei oikeutta muokata mitään.
5. Valitse Henkilötiedot -kohdasta Älä yhdistä käyttäjää henkilörekisteriin.
6. Klikkaa Valmis ja kopioi käyttäjätunnus ja salasana talteen. Huomioithan, että käyttäjätunnusten ja salasanojen säilyttämisen ja toimittamisen suhteen tulee erityisen huolellinen.
7. Tarkista, että laskutettavien integraatioiden kytkeminen ja käyttö on sallittuna. Kyseinen asetus löytyy Procountorissa kohdasta: Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Integraatioasetukset > Salli laskutettavien rajapintojen käyttö.

Uuden Procountor -yrityksen lisääminen Accunaan

Kun olette jo ottaneet Accunan käyttöön, uuden yrityksen lisääminen on helppoa, ja onnistuu seuraavasti:

• Procountorissa:
  • Sallikaa uuden yrityksen laskutettavat rajapinnat ylemmän ohjeen kohdan 7 mukaisesti
  • Antakaa aiemmin tekemällenne rajapintakäyttäjälle oikeudet myös tähän uuteen yritykseen. Uutta käyttäjää ei siis tarvitse tehdä.
• Accunassa:
  • Kirjautukaa Admin-tunnuksella omaan Accunaanne
  • Menkää valikkoon Ylläpito --> Aineistonhallinta --> Hakurivit
  • Painakaa "Lisää ulkoisesta lähteestä"  ja valitkaa "ProcountorReader"
    • Jos teillä näkyy useita ProcountorReader-vaihtoehtoja, asia on kinkkisempi ja silloin kannattaa olla tässä kohtaa yhteydessä tukeen: 08 563 7500 / tuki@talgraf.fi
      
  • Kirjautukaa avautuneessa Procountorin kirjautumisruudussa joko aiemmin määritellyillä rajapintatunnuksilla tai omilla Procountor-tunnuksillanne, jos niillä on oikeudet uuteen yritykseen.
    • Suosittelemme rajapintatunnuksia, koska henkilökohtaiset Procountor-tunnukset lakkaavat toimimasta, jos esimerkiksi vaihdatte työpaikkaa. Dedikoitujen rajapintatunnusten avulla on myös helpompi tarvittaessa katkaista koko integraatio vain poistamalla tunnukset.
      
  • Valitkaa haluamanne yritys listasta, jonka jälkeen yritys ilmestyy Accunan Hakurivit-näkymään.
  • Valitkaa yritys Hakurivit-listasta ja painakaa "Hae valitut". Tämän jälkeen yrityksen aineisto haetaan Accunaan, ja yritys ilmestyy Accunan yritysvalinnan listaan.
  • Laittakaa Hakurivit-ikkunassa yritykselle päälle "Mukana automaattihaussa" -valinta, jotta se päivittyy jatkossa ajastetusti kerran vuorokaudessa.

Kirjanpidon kohteiden tunnukset ja nimet

Koska Procountorissa kohteilla on vain näkyvä nimi, ei tunnusta, Accunaan on mahdollista tehdä kohteiden tunnus- ja nimeämislogiikka eri tavoin:

1. Haetaan Procountorin nimestä ensimmäinen sana/numero tunnukseksi ja loput nimeksi. Jakajana toimii välilyönti. Olisi tärkeää, että ensimmäiset sanat/numerot olisivat uniikkeja. Esimerkkejä:
   • Procountorin kohde  "1000 Hallinto" tulisi Accunaan tunnuksella "1000" ja nimellä "Hallinto"
   • Procountorin kohde "Hallinnon kustannuspaikka" tulisi Accunaan tunnuksella "Hallinnon" ja nimellä "kustannuspaikka". Tämä malli ei siten toimi, jos edes kaksi kohdetta alkaa samalla sanalla, koska ne tulkittaisiin Accunassa samaksi kohteeksi. Malli toimiikin käytännössä vain, jos Procountorissa on nimen edessä aina uniikki numero.
2. Haetaan Procountorin nimen eteen, sulkumerkkien sisään merkitty numero/sana tunnukseksi ja sulun jälkeinen osa nimeksi. On tärkeää, että sulkujen sisällä olevat numerot/sanat olisivat uniikkeja, eli kahdella kohteella ei olisi samaa numeroa/sanaa. Esimerkkejä:
   
   • Kohde "(1000) Hallinto" tulisi Accunaan tunnuksella "1000" ja nimellä "Hallinto"
   • Kohde "(Hallinto) Oulu" tulisi Accunaan tunnuksella "Hallinto" ja nimellä "Oulu"
3. Haetaan Procountorin kohteen nimi Accunan kohteen nimeksi, ja käytetään tunnuksena juoksevaa numerointia. Tällä mallilla kohteet eivät mene päällekkäin, mutta halutun kohteen löytäminen voi olla hankalaa.
4. Haetaan Procountorin kohteen nimi Accunan tunnukseksi ja jätetään Accunan nimi tyhjäksi. Tämä malli toimii nopeissa suodatuksissa hyvin, mutta usean kohteen valinta voi olla hidasta.
5. Käytetään tunnuksena Procountorissa "konepellin alla" olevaa uniikkia numerotunnusta, jota käyttäjä ei näe Procountorin käyttöliittymässä.

Accunan käytön kannalta ensimmäiset kaksi vaihtoehtoa ovat parhaat, mutta aina tunnuksia ei ole nimetty mainituilla tavoilla Procountorissa. Tällöin täytyy valita joku muista malleista. Eri malleja on mahdollista kokeilla käytössä, eli sokkona päätöstä ei ole pakko tehdä.